Chuyên viên Tiền khai trương

NHIỆM VỤ

1. Triển khai chi tiết mua hàng OS&E theo quy trình nội bộ
- Kiểm tra hồ sơ ngân sách OS&E của cơ sở và hỗ trợ quản lý trực tiếp thu thập thông tin để trình duyệt ngân sách OS&E
- Triển khai Master list mua hàng OS&E cơ sở và theo dõi tiến độ tổng các gói.
- Phối hợp & triển khai mua hàng chi tiết các gói OS&E gồm hoàn thành “Phiếu yêu cầu mua hàng”, Duyệt mẫu, theo dõi hồ sơ chấp thuận chọn thầu, hợp đồng, đặt cọc và tiến độ hàng về dự án; đồng thời quản lý Ngân sách mua sắm OS&E theo phê duyệt.
- Cập nhật bảng theo dõi tiến độ chi tiết mua hàng và báo cáo OS&E và xin chỉ đạo nếu có vướng mắc.

2. Quản lý lưu trữ hồ sơ OS&E
- Lưu trữ, cập nhật và quản lý toàn bộ hồ sơ mua hàng OS&E đảm bảo tính đầy đủ, chính xác và tuân thủ quy định.
- Kiểm tra định kỳ việc cập nhật hồ sơ: Phiếu yêu cầu, Phiếu chọn mẫu, Hợp đồng, Biên bản giao nhận, Chấp thuận chọn thầu.
- Thực hiện đặt tên và lưu trữ hồ sơ đúng quy trình nội bộ.

3. Triển khai mua hàng OS&E cho phòng mẫu dự án
- Thực hiện Phiếu yêu cầu mua hàng OS&E cho các phòng mẫu dự án mới;
- Theo dõi chi tiết hồ sơ chọn mẫu OS&E, chấp thuận chọn thầu, hợp đồng, đặt cọc và tiến độ hàng về set-up (đảm bảo trước ít nhât 15 ngày so với ngày đánh giá phòng mẫu đã thống nhất với GMD/DES).

4. Kiểm soát Ngân sách hàng OS&E của các Đơn vị vận hành
- Đảm bảo toàn bộ Phiếu yêu cầu phải theo Ngân sách và phải cảnh báo, nếu cần phải trình xin phê duyệt bổ sung Ngân sách OS&E.
- Căn cứ vào nhu cầu & concept đội vận hành tại đơn vị đặt ra, rà soát các đơn hàng OS&E đơn vị đặt mua (chất lượng, tiến độ, thủ tục hành chính nội bộ).
- Tổng hợp các nhu cầu của Đơn vị vận hành cho việc đảm bảo tiêu chuẩn hoạt động, phối hợp với các Bp liên quan để hỗ trợ đáp ứng theo đúng tiến độ.
- Phối hợp, lên kế hoạch và theo dõi sát sao kế hoạch sửa chữa lỗi defect, đảm bảo các yêu cầu liên quan đến tiêu chuẩn vận hành của Khách sạn cần được triển khai.
- Theo dõi tổng hợp các chi phí thu chi của Đơn vị vận hành Khách sạn theo đúng ngân sách đã được CĐT phê duyệt trong giai đoạn Tiền khai trương.

YÊU CẦU

1. Trình độ:  Tốt nghiệp Đại học ngành Quản trị Kinh doanh, Nhân sự, Marketing…

2. Kiến thức:

- Kiến thức chuyên sâu về khai trương, set-up, vận hành cơ sở dịch vụ;
- Hiểu quy trình phối hợp liên phòng ban; nắm rõ quy định pháp lý liên quan.

3. Kinh nghiệm:

- Tối thiểu 3 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương 
- Kinh nghiệm set up, mở cửa

4. Kỹ năng:

- Tư duy chiến lược;
- Kỹ năng trình bày, diễn thuyết, đàm phán, thương lượng và giao tiếp, xây dựng mối quan hệ tốt;
- Kỹ năng dự báo và quản lý rủi ro, quản lý sự thay đổi;
- Kỹ năng quan sát, phân tích, phán đoán và giải quyết vấn đề/ tranh chấp;
- Kỹ năng thiết lập mục tiêu, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát và phát triển nhân viên; 
- Thành thạo về MS Office (Word, Excel, PowerPoint…).