Nhân viên Lễ tân

Nhiệm vụ trọng tâm

Nhiệm vụ 1: Đón tiếp khách đến văn phòng tập đoàn
- Vui vẻ, niềm nở đón tiếp, hướng dẫn và cập nhật danh sách khách đến liên hệ/giao dịch với các phòng ban thuộc Tập Đoàn.
- Cập nhật danh sách theo dõi và phát – thu thẻ Visitor đối với nhà thầu, nhà cung cấp, đối tác v.v…

Nhiệm vụ 2: Tiếp nhận và giải đáp các cuộc gọi đến
- Tiếp nhận và chuyển tiếp các cuộc gọi đến các phòng ban theo quy định của Tập đoàn.
- Nhận và chuyển fax đến các phòng ban có liên quan; Kiểm tra và đảm bảo tình trạng sẵn sàng hoạt động của điện thoại, fax…

Nhiệm vụ 3: Thực hiện các hoạt động hành chính tại khu vực đón khách:
- Giao nhận văn thư: Nhận và chuyển giao thư/tạp chí đến các phòng ban liên quan; Cập nhật vào sổ giao nhận văn thư, đảm bảo văn thư giao kịp thời đến đúng người nhận trên thư.
- Giao nhận thư chuyển phát nhanh (EMS): Cập nhật, thống kê danh sách nhân viên các phòng ban gửi thư EMS và chuyển giao cho đơn vị chuyển phát nhanh/phòng ban liên quan; Tổng hợp, ký xác nhận số lượng thư vào cuối tháng.
- Giao nhận sổ BHXH: Hỗ trợ phòng C&B phát sổ BHXH cho NV; Chuyển giao DS cho C&B hàng tháng.
- Phối hợp các nhân sự phụ trách cấp phát đồng phục và các chính sách (trung thu, quà tết, sinh nhật, hoa tươi…) khi có yêu cầu
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do QLTN/ Trưởng phòng phân công

Nhiệm vụ 4: Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của cấp trên
- Hỗ trợ các phòng ban khi có điều động từ phòng Hành chính.
- Tham gia các chương trình/kế hoạch do phòng Hành chính thực hiện.
- Hỗ trợ hướng dẫn công việc cho các thành viên trong nhóm.

Trình độ/Kiến thức/Chứng chỉ nghề nghiệp

Yêu cầu trình độ:
Trung Cấp/ Cao đẳng/ Đại học

Yêu cầu kiến thức:
Kiến thức chung về nghiệp vụ lễ tân

Kinh nghiệm

Yêu cầu kinh nghiệm:
1 năm kinh nghiệm tại vị trí lễ tân

Yêu cầu kinh nghiệm chuyên môn:
1 năm kinh nghiệm tại vị trí lễ tân

Kỹ năng

- Biết sử dụng MS Office (Word, Excel, PowerPoint…)
- Tiếng Anh giao tiếp tốt (tương đương TOEIC 450)
- Kỹ năng giao tiếp
- Kỹ năng giải quyết vấn đề
- Kỹ năng quản lý thời gian

Yêu cầu khác

- Hiệu quả, Chính trực, Chuyên nghiệp
- Ngoại hình đẹp: chiều cao từ 1m65 trở lên, răng trắng sáng, gương mặt cân đối hài hòa
- Giọng nói nhẹ nhàng, phát âm rõ ràng, dễ nghe
- Giao tiếp tốt, tự tin
- Chịu được áp lực công việc cao