Chuyên viên Hỗ trợ Cung ứng Đấu thầu

MÔ TẢ CÔNG VIỆC

1. Quản lý hệ thống lưu trữ hồ sơ, cơ sở dữ liệu
- Thực hiện & kiểm soát công tác lưu trữ hồ sơ mua hàng theo mảng công việc được phân công đúng cấu trúc, quy trình, quy định
- Thực hiện & kiểm soát công tác nhập liệu, lưu trữ cơ sở dữ liệu mua hàng trên hệ thống lưu trữ thống của phòng ban, hệ thống/ phần mềm vận hành của Tập đoàn: SAP, sharepoint ...
- Tổng hợp & quản lý các thông tin chung phục vụ hồ sơ mua hàng: Thông tin mã dự án, Thông tin pháp nhân, Giấy ủy quyền ...

2. Thực hiện các công tác hỗ trợ hoạt động cung ứng đấu thầu
- Phân bổ PYC: Tiếp nhận, sao y & phân bổ PYC đến nhân sự phụ trách; Thực hiện scan, lưu trữ PYC, nhập liệu trên hệ thống
- Trình ký: Kiểm soát hồ sơ trình ký theo checklist; Thực hiện & theo dõi tình trạng trình ký hồ sơ đúng tiến độ và quy trình
- Nhập liệu: Nhập liệu hồ sơ mua hàng trên hệ thống/ phần mềm vận hành của Tập đoàn: SAP, Theo dõi PYC, Theo dõi trình ký, Sơ tuyển, HĐNT ...
- Công tác hỗ trợ khác: Hỗ trợ soạn thảo & theo dõi, quản lý hồ sơ phục vụ mua hàng trong lĩnh vực được phân công: Tờ trình, CTCT, Hợp đồng ...

3. Thực hiện tổng hợp báo cáo
- Đầu mối tổng hợp thông tin, chia sẻ dữ liệu/ báo cáo cho LPB: Hợp đồng đã ký, Báo cáo công nợ, Báo cáo chi phí dự án, room thanh toán ...
- Tổng hợp phân bổ chi phí giá thành dự án
- Theo dõi tiến độ thực hiện KPI và các công việc của phòng ban do Giám đốc Cung ứng triển khai
- Tổng hợp kế hoạch ngân sách hoạt động hàng năm của phòng ban

4. Các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của cấp trên

YÊU CẦU CÔNG VIỆC:

Trình độ: Tốt nghiệp Cao Đẳng, Đại học chuyên ngành Kinh tế/ Luật, Kế toán, Tài chính, Quản trị kinh doanh ...

Kiến thức:

- Kiến thức chuyên sâu về công tác hành chính cung ứng, quản trị văn phòng
- Kiến thức chung về công tác mua hàng
- Ưu tiên có kiến thức trong ngành Xây dựng, Bất động sản, Quản lý dự án

Chứng chỉ nghề nghiệp: Ưu tiên có Chứng chỉ văn thư lưu trữ, thư ký, hành chính nhân sự…

Kinh nghiệm chuyên môn: 

- Ít nhất 01-02 năm kinh nghiệm về hành chính trong lĩnh vực Đấu thầu, Cung ứng
- Ưu tiên có kinh nghiệm về soạn thảo hợp đồng, điều khoản thanh toán

Kỹ năng:

- Quản lý lưu trữ hồ sơ
- Thành thạo các phần mềm văn phòng, phần mềm vận hành (SAP ...)
- Nhập liệu, tổng hợp số liệu nhanh chóng & chính xác
- Có khả năng soạn thảo văn bản
- Khả năng quản lý công việc khoa học, có hệ thống
- Khả năng làm việc độc lập, chủ động
- Ưu tiên khả năng phân tích số liệu, tổng hợp báo cáo, tài liệu thuyết trình