Ứng tuyển ngay »

Thư ký

Địa điểm: Ho Chi Minh

Địa điểm:

Ngày: 2 thg 6, 2025

CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN ĐẦU TƯ ĐỊA ỐC NO VA
MÔ TẢ CÔNG VIỆC (JOB DESCRIPTION) - VỊ TRÍ/NHÂN SỰ (Áp dụng đối với các vị trí từ level 7 trở xuống và các vị trí chuyên gia)

Chức danh:		Thư ký	Mã chức danh:		Cấp bậc:	6-7
Khối:		BAN TỔNG GIÁM ĐỐC (BOM-NVLG)	Phòng Ban:	VĂN PHÒNG TGĐ (CỐ VẤN - TRỢ LÝ - THƯ KÝ) (AASD-NVLG)	Bộ phận:
Báo cáo trực tiếp:		Tổng Giám đốc
Cấp dưới trực tiếp:

I. Mô tả công việc
Hỗ trợ và làm cầu nối giữa Ban Tổng Giám đốc và các Ban/Phòng liên quan để vận hành công việc theo chức năng và nhiệm vụ được phân bổ một cách hiệu quả, đúng định hướng và quy định của Tập đoàn.
II. Mô tả chi tiết				III. Chỉ số đo lường hiệu quả công việc:
Mô tả công việc 1: Quản lý và soát xét hồ sơ, tài liệu trình ký: 1.1 Kiểm soát chi tiết các hồ sơ, tài liệu trình ký, yêu cầu Ban/Phòng ban bổ sung các hồ sơ, tài liệu, nội dung cơ sở của tờ trình đề xuất; 1.2 Tóm tắt nội dung tờ trình đề xuất 1.3 Tiếp nhận, phân loại, luân chuyển và lưu trữ hồ sơ theo đúng phân quyền.				- Tỷ lệ hoàn thành công tác rà soát tài liệu, hồ sơ trình ký theo quy định. - Tỷ lệ hoàn thành lưu trữ hồ sơ theo quy định.
Mô tả công việc 2: Quản lý lịch trình và cuộc họp: 2.1. Đặt lịch họp nội bộ & thông báo và nhắc lịch những thành viên tham dự; thông báo lịch làm việc/lịch công tác của Ban Tổng Giám đốc đến các Phòng ban liên quan. 2.2 Đón khách và sắp xếp lịch họp với đối tác của Ban Tổng Giám đốc; 2.3 Truyền đạt ý kiến/chỉ đạo/ thông điệp/ quyết định đến các Phòng ban chuyên môn. Theo dõi, đôn đốc, hỗ trợ và cập nhật báo cáo kết quả theo hạn định đề ra; 2.4 Tham gia một số cuộc họp liên quan đến việc vận hành và hoạt động khi có yêu cầu; 2.5 Tổng hợp báo cáo của tiến độ công việc các phòng ban để kịp thời phối hợp, giải quyết và báo cáo lên Ban Tổng Giám đốc.				- Tỷ lệ hoàn thành công việc đúng hạn, chính xác, kịp thời. - Tỷ lệ hoàn thành quản lý lịch trình và cuộc họp theo yêu cầu.
Mô tả công việc 3: Thực hiện công việc hành chính: 3.1 Nhắc nhở các thành viên trong phòng báo cáo và tổng hợp báo cáo; 3.2 Theo dõi và thực hiện thanh toán chi phí theo yêu cầu; 3.3 Quản lý văn phòng phẩm, tài sản khu vực, thực hiện các phiếu yêu cầu, hỗ trợ nhân sự mới của phòng ban về VPP, máy vi tính/ thiết bị làm việc; 3.4 Đặt xe/phương tiện, chỗ ở cho nhân viên khi đi công tác; Sắp xếp & đặt phòng họp; 3.5 Quản lý danh sách đối tác quan trọng và liên hệ đặt hoa/ quà tặng cho đối tác khi có yêu cầu				- Tỷ lệ hoàn thành công việc đúng hạn, chính xác, kịp thời.
Mô tả công việc 4: Thực hiện các công việc khác theo ủy quyền, yêu cầu của cấp trên.				- Tỷ lệ hoàn thành công việc khác theo yêu cầu.
IV. Yêu cầu công việc:
1	Trình độ	- Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên chuyên ngành Thư ký, Nhân sự, Tài chính, Luật, Quản trị kinh doanh hoặc tương đương;
2	Kiến thức:	- Có kiến thức về công tác Hành chính, Quản lý và lưu trữ hồ sơ (ISO, 5S); - Hiểu cơ cấu tổ chức, đinh hướng và chiến lược của công ty từng thời kỳ; - Ưu tiên ứng viên có kến thức chung về lĩnh vực Bất động sản.
3	Chứng chỉ nghề nghiệp:
4	Kinh nghiệm:
4,1	Kinh nghiệm chuyên môn	- Ít nhất 03 năm kinh nghiệm trong thực tiễn ở vị trí Trợ lý/ Thư ký/ Chuyên viên cao cấp ngành xây dựng, bất động sản.
4,2	Kinh nghiệm quản lý
5	Kỹ năng:	- Kỹ năng theo dõi và sắp sếp công việc theo thứ tự ưu tiên; - Khả năng làm việc dưới áp lực cao và thích ứng nhanh với hoàn cảnh; - Kỹ năng soạn thảo và lưu trữ chứng từ cẩn thận, tỉ mỉ; - Kỹ năng giao tiếp, xây dựng mối quan hệ tốt; - Khả năng trình bày, diễn thuyết tốt; - Khả năng giao tiếp và đọc hiểu Tiếng Anh; Thành thạo về MS Office (Word, Excel, PowerPoint…).
6	Các yêu cầu khác:	- Hiệu quả, Chính trực, Chuyên nghiệp; - Đặc tính Novator và Cơ chế đánh giá nhân sự; - Năng động, sáng tạo, nhạy bén, chủ động trong công việc; - Khả năng quan sát và tổng hợp thông tin; - Đảm bảo tính chính trực, khách quan và bảo mật trong công việc; - Ngoại hình ưa nhìn.
7	Năng lực yêu cầu: